Папки для чатов в Толке: как навести порядок в переписках

Когда проектов много, список чатов превращается в бесконечную ленту. Клиенты, команды, уведомления — всё смешано в одной куче. Приходится прокручивать или набирать название в поиске каждый раз, когда нужно найти конкретную переписку.

Решение есть: группируйте чаты в папки. По проектам, клиентам, командам — как удобно вам. Настройте один раз, и дальше открывайте нужное за клик.

Когда список превращается в свалку

У кого-то активных диалогов два десятка, у кого-то больше сотни. Особенно быстро их становится много в продажах и поддержке — новый контакт означает новую переписку. Спустя месяцы в этом списке соседствуют и горящие обсуждения, и давно закрытые темы.

Проблема не в объёме. Проблема в том, что чаты не разделены по важности — только по времени последнего сообщения. Наверху оказывается не срочное, а самое свежее. Диалог с ключевым заказчиком проваливается вниз, а вверху торчит техническое оповещение.

Приходится каждый раз вспоминать название, искать или скроллить. Каждое такое действие — мелочь, но за день их накапливается десятки.

Эту рутину можно убрать. Один раз распределите чаты по смыслу — потом просто открываете нужную папку и видите только относящееся к делу.

Создавайте структуру под свои задачи

Объедините в папку то, что логически связано для вас. Проект, заказчик, отдел, тема — решаете сами. Кому-то удобнее делить по клиентам, кому-то по этапам воронки или дням недели с регулярными созвонами.

Ограничений нет: заводите сколько угодно папок, добавляйте в каждую любое количество диалогов.

Один чат может лежать сразу в нескольких папках. Переписка с важным партнёром окажется и в папке «Срочное», и в папке проекта. Не придётся выбирать единственное место и потом вспоминать, куда вы её определили.

Добавить чат в папку можно через контекстное меню — кликните правой кнопкой по нужному диалогу.

Узнавайте папку мгновенно

Называйте папки так, как говорите о них вслух. Не «Корпоративные клиенты — второй квартал», а «Ромашка» или «Новый офис». Формальные названия запоминать не нужно.

Назначьте каждой папке иконку и цвет. Красная со звездой — горящее. Синяя с домиком — внутреннее. Через несколько дней перестанете читать подписи и будете попадать в нужное место по визуальному образу.

Все папки собраны в левой панели. Переключение — один клик.

Базовая структура уже готова

Когда открываете раздел «Чаты», базовое разделение уже работает. Личные диалоги, группы, каналы и запросы находятся в отдельных разделах — эти папки есть изначально, настраивать не требуется.

Ещё есть «Избранное» и «Архив». В избранное помещайте то, к чему обращаетесь ежедневно. В архив перемещайте завершённые проекты и неактуальные переписки — они исчезнут из основного списка, но останутся доступны через поиск.

Ваши папки добавляются сверху. Системная структура не меняется, вы дополняете её под свои нужды. Удалите ненужную папку — чаты из неё не потеряются и вернутся в общий список.

Ещё способы держать переписки под контролем

Используйте ветки для ответов. Когда отвечаете в треде, обсуждение не захламляет основной чат, а уведомления получают только участники ветки. Договорённости сохраняются там, где их естественно искать — внутри своей темы.

Разбирайте пропущенное с помощью ИИ. После отпуска или длинного совещания в чатах накапливаются десятки сообщений. ИИ-суммаризация ветки за пару секунд покажет ключевые решения и договорённости, укажет, где требуется ваше участие.

Разделяйте объявления и диалоги. В канале публиковать могут только администраторы, поэтому важное сообщение не потонет в обсуждениях. Канал настраивается как открытый или закрытый.

Переходите на созвон прямо из переписки. Обсуждение плавно перетекает из чата на встречу без смены сервиса. Запись, расшифровка и ИИ-протокол с итогами сохраняются в Толке.

Начинайте постепенно

Не пытайтесь за раз систематизировать все диалоги. Создайте пять папок для актуального — текущие проекты, основные заказчики, ваша команда. Дайте понятные названия, выберите цвета и иконки. Дальше добавляйте чаты по мере появления новых.

Через пару дней заметите, что перестали скроллить общий список. Если формат не подходит, папку легко переименовать или удалить.

Группировка чатов в папки доступна на платных тарифах, в пробном периоде и в версии on-premise.